1. Rendementsverhogend door centrale en toegankelijke opslag van documenten.
2. Plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk.
3. Veilige opslag van bedrijfskritische informatie.
4. Professionelere manier van werken, in lijn met "Het Nieuwe Werken".
5. Groeipad mogelijk naar bedrijfsbreed collaboratieplatform.

Wat is Document Management

Document Management, als onderdeel van Enterprise Content Management, richt zich specifiek op de opslag en het beheer van documenten. De meest basale vorm van Document Management is de manier waarop u uw documenten die op uw bureau liggen gerangschikt heeft. Om de papieren stukken op uw bureau overzichtelijk te houden brengt u er een bepaalde structuur in aan. Dit kan zijn op basis van belangrijkheid, relevantie ten opzichte van waar u op dat moment mee bezig bent, onderwerp of misschien op basis van een alfabetische volgorde. Door het aanbrengen van een structuur in de wijze waarop de documenten op uw bureau liggen, maakt u het voor uzelf makkelijk stukken terug te vinden die u nodig heeft, zonder daarbij al te veel tijd kwijt te zijn aan het zoeken ernaar. Deze systematiek die u aanbrengt in deze papiermassa heeft echter een groot nadeel: Alleen u kent de structuur en kunt hier prettig mee werken, een ander hanteert immers misschien wel een volledig andere methodiek. 

Document Management zorgt ervoor dat alle documenten volgens één vaste structuur worden opgeslagen zodat alle documenten op eenvoudige manier kunnen worden teruggevonden. Door een opslagstructuur in uw organisatie te hanteren welke het best aansluit op het type onderneming zorg u ervoor dat alle bedrijfsdocumenten veilig zijn gewaarborgd en eenvoudig kunnen worden teruggevonden.

Een andere toegevoegde waarde van Document Management, is dat ernaast het document zelf, ook altijd extra informatie opgeslagen welke het terugzoeken van het document nog makkelijker maken, dit noemen wij Metadata. Metadata kan bijvoorbeeld bevatten wie de auteur van het document is, wanneer het opgeslagen is, wat de titel is of wat voor type document het is, zoals een offerte of een personeelsgids. Door het toekennen van deze metadata kan er heel gericht naar specifieke informatie worden gezocht. Een andere vorm van metadatering is dat de volledige tekst van de documenten doorzoekbaar wordt gemaakt, waardoor als u bijvoorbeeld een specifieke factuur zoekt, het factuurnummer als zoekterm kan worden gebruikt.

Een ander belangrijk onderdeel van Document Management is dat er voor de toegang tot documenten verschillende gebruikersgroepen, oftewel rollen worden aangemaakt. Dit wordt gedaan om te voorkomen dat documenten die een vertrouwelijk inhoud hebben worden gelezen door mensen die hiertoe niet geautoriseerd zijn. De toegang tot het Document Management Systeem wordt afgeschermd met een inlognaam en een wachtwoord, waardoor identificatie en autorisatie kan plaatsvinden. Op basis van deze informatie wordt bepaald welke informatie wel of niet beschikbaar is voor de gebruiker in kwestie. De eventuele vertrouwelijke content van de documenten wordt op deze manier gecontroleerd en gehandhaafd.

Andere belangrijke onderdelen van het invoeren van een document Management Systeem zijn het bepalen van de structuur van de manier van opslaan, het bepalen van de wijze van metadatering en het vaststellen van de verschillende rollen die gebruikers van het systeem kennen. Al deze strategieën moeten op effectieve wijze worden vormgegeven en moeten aansluiten op uw organisatie en de lange termijn visie van uw bedrijf.